Presentations schedule is LIVE! Check out what's coming! Check now!
28th edition
24th october 2025 Warsaw - EXPO XXI

Personal data processing

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO) – E-commerce Warsaw Expo

1. Informacje o Administratorze danych

Administratorem Twoich danych jest Infoguru Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Truskawiecka 13, 60-478 Poznań, KRS 0000452046, NIP 7811883511.

Kontakt: hello@ecommercewarsaw.com lub korespondencyjnie: Infoguru Sp. z o.o. ul. Truskawiecka 13, 60-478 Poznań (Polska).

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach ochrony danych skontaktuj się poprzez kanały wskazane wyżej.

2. Kategorie danych i dobrowolność podania

Organizujemy targi E-commerce Warsaw Expo („Targi”). Udział w charakterze Zwiedzającego („Uczestnik”) jest odpłatny (bilet Standard / Provider). Przy rejestracji i zakupie biletu prosimy o:

imię, nazwisko,

adres e-mail,

numer telefonu,

stanowisko,

nazwa firmy/marki (pracodawcy lub własna),

NIP (jeśli dotyczy),

dane do faktury (jeśli różne od powyższych).

Nie przechowujemy danych kart płatniczych – te przetwarza dostawca płatności (Mollie B.V.).

Prowadzimy również Konkurs „Call for Papers” („Konkurs”), w którym osoby z aktywnym profilem na LinkedIn mogą oddać głosy. W związku z Konkursem przetwarzamy adres e-mail głosującego (oraz techniczne dane anty-nadużyciowe, jeśli to konieczne).

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy (zakup biletu) albo do udziału w Konkursie. Brak podania danych uniemożliwia odpowiednio: zakup biletu/udział w Targach lub oddanie głosu w Konkursie. Udział przeznaczony jest dla osób pełnoletnich.

3. Cele przetwarzania

Dane, o których mowa wyżej, przetwarzamy w następujących celach:

rejestracja i wygenerowanie biletu na Targi, weryfikacja tożsamości przy wejściu – realizacja umowy (Regulamin Zwiedzających);

komunikacja operacyjna związana z Targami (potwierdzenia, informacje organizacyjne, istotne zmiany, bezpieczeństwo wydarzenia);

wysyłka wiadomości e-mail niezbędnych do realizacji umowy (np. bilet, potwierdzenie płatności, kwestie serwisowe);

marketing bezpośredni usług Administratora dotyczący bieżącej i przyszłych edycji Targów (patrz też pkt 12–13 w zakresie podstaw i kanałów komunikacji);

obsługa reklamacji, zapytań, wniosków; ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;

obsługa Konkursu (weryfikacja oddanych głosów, przeciwdziałanie nadużyciom);

promocja wydarzenia w mediach społecznościowych (np. publikacja materiałów foto/wideo);

realizacja funkcji networkingowych (patrz pkt 9–11).

4. Networking, „Connect” i skanowanie QR

W ramach opcji „bilet sponsorowany” przekazujemy wybranemu przez Ciebie Wystawcy wyłącznie: imię, nazwisko, nazwa firmy – bez danych kontaktowych (bez e-mail/telefonu).

W aplikacji networkingowej Organizatora (należącej do Infoguru) udostępniamy Wystawcom i zarejestrowanym Uczestnikom niekontaktowe dane profilowe (imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy). Uczestnicy i Wystawcy mogą wysyłać sobie zaproszenia „Connect”. Po akceptacji zaproszenia obie strony uzyskują wzajemny dostęp do danych kontaktowych (e-mail/telefon) – w zakresie, w jakim zostały podane przy rejestracji.

Podczas Targów Wystawcy i Uczestnicy mogą skanować kod QR z biletu Uczestnika (za jego zgodą, przy użyciu smartfona). Po zeskanowaniu, w aplikacji Organizatora udostępniane są dane podane przy rejestracji (pkt 4). Dane te mogą zostać pobrane przez stronę skanującą.

5. Podstawy prawne

Przetwarzamy dane na podstawie:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (rejestracja, bilet, wejście na Targi, komunikacja operacyjna);

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne (rachunkowość, podatki, archiwizacja dokumentów sprzedaży);

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes (organizacja i bezpieczeństwo wydarzenia, ochrona przed nadużyciami, ustalanie/dochodzenie/obrona roszczeń, analiza statystyczna, marketing własny);

art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, gdy ma zastosowanie (np. skan QR, udział w Konkursie, zgoda na kanał komunikacji marketingowej e-mail/SMS, jeśli wymagana przepisami poza-RODO).

Marketing e-mail/SMS. Przetwarzanie danych do celów marketingu bezpośredniego może opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes). Jednocześnie wysyłka informacji handlowych określonym kanałem (e-mail/SMS/telefon) wymaga wcześniejszej zgody zgodnie z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego. Dlatego przy rejestracji możemy prosić o oddzielną zgodę na kanał. Zgody możesz w każdej chwili wycofać (unsubscribe).

Konkurs: przetwarzanie danych głosującego opiera się na zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f) w zakresie zapobiegania nadużyciom i weryfikacji głosów.

6. Okres przechowywania

Dane „umowne” (rejestracja/bilet) – przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata liczone od końca roku kalendarzowego).

Dane w dokumentacji księgowej/podatkowej – 5 lat (liczone zgodnie z przepisami).

Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo upływu odpowiednich terminów dochodzenia roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody – do wycofania zgody.

Dane techniczne/analityczne i anty-fraud – przez okres niezbędny do celów bezpieczeństwa i rozliczalności.

7. Miejsce przetwarzania i odbiorcy danych

Dane przechowujemy na serwerach dzierżawionych od Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy (EOG). Informacje prawne Hetzner: https://www.hetzner.com/rechtliches/impressum?country=us

Odbiorcy/Podmioty przetwarzające:

Hetzner Online GmbH – dostawca hostingu (podmiot przetwarzający);

Fakturownia sp. z o.o. – system wystawiania faktur (podmiot przetwarzający);

dostawcy usług IT/serwisowych (np. utrzymanie, backup), prawnicy i księgowi – wyłącznie w niezbędnym zakresie, na podstawie umów powierzenia.

Niezależni administratorzy:

Mollie B.V. – operator płatności online (administrator w zakresie danych płatniczych i rozliczeń swojej usługi). Dane kart nie trafiają do nas.

Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli kiedykolwiek miałoby to nastąpić, zastosujemy mechanizmy z rozdz. V RODO (np. standardowe klauzule umowne).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Masz prawo:

  • dostępu do danych, kopii danych i informacji (art. 15 RODO),
  • sprostowania/uzupełnienia (art. 16),
  • usunięcia („bycia zapomnianym”) w przypadkach z art. 17,
  • ograniczenia przetwarzania (art. 18),
  • przenoszenia danych (art. 20) – gdy podstawą jest zgoda lub umowa i przetwarzamy automatycznie,
  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f (w tym sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego – skutkuje natychmiastowym zaprzestaniem),
  • wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).

Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

9. Dodatkowe informacje

Nie prowadzimy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec Uczestników, ani profilowania w tym znaczeniu RODO.

Wizerunek: udział w wydarzeniu wiąże się z możliwością utrwalenia i publikacji Twojego wizerunku w materiałach Organizatora (cele dokumentacyjne/promocyjne). Jeżeli uznasz, że publikacja nadmiernie ingeruje w Twoje dobra osobiste, skontaktuj się z nami – rozpatrzymy wniosek o ograniczenie zakresu publikacji.

Uczestnictwo/zakup biletów oraz zasady networkingu/QR reguluje Regulamin Zwiedzających (dostępny na stronie wydarzenia).

Uczestnictwo jest przeznaczone dla osób pełnoletnich; nie pozyskujemy świadomie danych osób <18 lat.

10. Zmiany niniejszej informacji

Regularnie przeglądamy niniejszą informację i aktualizujemy ją w razie potrzeby. O zmianach poinformujemy na stronie wydarzenia; w przypadku istotnych zmian – dodatkowo e-mailem (jeśli go posiadamy).

Legal Documents