Personal data processing
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO) – E-commerce Warsaw Expo
1. Informacje o Administratorze danych
Administratorem Twoich danych jest Infoguru Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Truskawiecka 13, 60-478 Poznań, KRS 0000452046, NIP 7811883511.
Kontakt: hello@ecommercewarsaw.com lub korespondencyjnie: Infoguru Sp. z o.o. ul. Truskawiecka 13, 60-478 Poznań (Polska).
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach ochrony danych skontaktuj się poprzez kanały wskazane wyżej.
2. Kategorie danych i dobrowolność podania
Organizujemy targi E-commerce Warsaw Expo („Targi”). Udział w charakterze Zwiedzającego („Uczestnik”) jest odpłatny (bilet Standard / Provider). Przy rejestracji i zakupie biletu prosimy o:
imię, nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu,
stanowisko,
nazwa firmy/marki (pracodawcy lub własna),
NIP (jeśli dotyczy),
dane do faktury (jeśli różne od powyższych).
Nie przechowujemy danych kart płatniczych – te przetwarza dostawca płatności (Mollie B.V.).
Prowadzimy również Konkurs „Call for Papers” („Konkurs”), w którym osoby z aktywnym profilem na LinkedIn mogą oddać głosy. W związku z Konkursem przetwarzamy adres e-mail głosującego (oraz techniczne dane anty-nadużyciowe, jeśli to konieczne).
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy (zakup biletu) albo do udziału w Konkursie. Brak podania danych uniemożliwia odpowiednio: zakup biletu/udział w Targach lub oddanie głosu w Konkursie. Udział przeznaczony jest dla osób pełnoletnich.
3. Cele przetwarzania
Dane, o których mowa wyżej, przetwarzamy w następujących celach:
rejestracja i wygenerowanie biletu na Targi, weryfikacja tożsamości przy wejściu – realizacja umowy (Regulamin Zwiedzających);
komunikacja operacyjna związana z Targami (potwierdzenia, informacje organizacyjne, istotne zmiany, bezpieczeństwo wydarzenia);
wysyłka wiadomości e-mail niezbędnych do realizacji umowy (np. bilet, potwierdzenie płatności, kwestie serwisowe);
marketing bezpośredni usług Administratora dotyczący bieżącej i przyszłych edycji Targów (patrz też pkt 12–13 w zakresie podstaw i kanałów komunikacji);
obsługa reklamacji, zapytań, wniosków; ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
obsługa Konkursu (weryfikacja oddanych głosów, przeciwdziałanie nadużyciom);
promocja wydarzenia w mediach społecznościowych (np. publikacja materiałów foto/wideo);
realizacja funkcji networkingowych (patrz pkt 9–11).
4. Networking, „Connect” i skanowanie QR
W ramach opcji „bilet sponsorowany” przekazujemy wybranemu przez Ciebie Wystawcy wyłącznie: imię, nazwisko, nazwa firmy – bez danych kontaktowych (bez e-mail/telefonu).
W aplikacji networkingowej Organizatora (należącej do Infoguru) udostępniamy Wystawcom i zarejestrowanym Uczestnikom niekontaktowe dane profilowe (imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy). Uczestnicy i Wystawcy mogą wysyłać sobie zaproszenia „Connect”. Po akceptacji zaproszenia obie strony uzyskują wzajemny dostęp do danych kontaktowych (e-mail/telefon) – w zakresie, w jakim zostały podane przy rejestracji.
Podczas Targów Wystawcy i Uczestnicy mogą skanować kod QR z biletu Uczestnika (za jego zgodą, przy użyciu smartfona). Po zeskanowaniu, w aplikacji Organizatora udostępniane są dane podane przy rejestracji (pkt 4). Dane te mogą zostać pobrane przez stronę skanującą.
5. Podstawy prawne
Przetwarzamy dane na podstawie:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (rejestracja, bilet, wejście na Targi, komunikacja operacyjna);
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne (rachunkowość, podatki, archiwizacja dokumentów sprzedaży);
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes (organizacja i bezpieczeństwo wydarzenia, ochrona przed nadużyciami, ustalanie/dochodzenie/obrona roszczeń, analiza statystyczna, marketing własny);
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, gdy ma zastosowanie (np. skan QR, udział w Konkursie, zgoda na kanał komunikacji marketingowej e-mail/SMS, jeśli wymagana przepisami poza-RODO).
Marketing e-mail/SMS. Przetwarzanie danych do celów marketingu bezpośredniego może opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes). Jednocześnie wysyłka informacji handlowych określonym kanałem (e-mail/SMS/telefon) wymaga wcześniejszej zgody zgodnie z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego. Dlatego przy rejestracji możemy prosić o oddzielną zgodę na kanał. Zgody możesz w każdej chwili wycofać (unsubscribe).
Konkurs: przetwarzanie danych głosującego opiera się na zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f) w zakresie zapobiegania nadużyciom i weryfikacji głosów.
6. Okres przechowywania
Dane „umowne” (rejestracja/bilet) – przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata liczone od końca roku kalendarzowego).
Dane w dokumentacji księgowej/podatkowej – 5 lat (liczone zgodnie z przepisami).
Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo upływu odpowiednich terminów dochodzenia roszczeń.
Dane przetwarzane na podstawie zgody – do wycofania zgody.
Dane techniczne/analityczne i anty-fraud – przez okres niezbędny do celów bezpieczeństwa i rozliczalności.
7. Miejsce przetwarzania i odbiorcy danych
Dane przechowujemy na serwerach dzierżawionych od Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy (EOG). Informacje prawne Hetzner: https://www.hetzner.com/rechtliches/impressum?country=us
Odbiorcy/Podmioty przetwarzające:
Hetzner Online GmbH – dostawca hostingu (podmiot przetwarzający);
Fakturownia sp. z o.o. – system wystawiania faktur (podmiot przetwarzający);
dostawcy usług IT/serwisowych (np. utrzymanie, backup), prawnicy i księgowi – wyłącznie w niezbędnym zakresie, na podstawie umów powierzenia.
Niezależni administratorzy:
Mollie B.V. – operator płatności online (administrator w zakresie danych płatniczych i rozliczeń swojej usługi). Dane kart nie trafiają do nas.
Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli kiedykolwiek miałoby to nastąpić, zastosujemy mechanizmy z rozdz. V RODO (np. standardowe klauzule umowne).
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Masz prawo:
- dostępu do danych, kopii danych i informacji (art. 15 RODO),
- sprostowania/uzupełnienia (art. 16),
- usunięcia („bycia zapomnianym”) w przypadkach z art. 17,
- ograniczenia przetwarzania (art. 18),
- przenoszenia danych (art. 20) – gdy podstawą jest zgoda lub umowa i przetwarzamy automatycznie,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f (w tym sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego – skutkuje natychmiastowym zaprzestaniem),
- wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).
Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
9. Dodatkowe informacje
Nie prowadzimy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec Uczestników, ani profilowania w tym znaczeniu RODO.
Wizerunek: udział w wydarzeniu wiąże się z możliwością utrwalenia i publikacji Twojego wizerunku w materiałach Organizatora (cele dokumentacyjne/promocyjne). Jeżeli uznasz, że publikacja nadmiernie ingeruje w Twoje dobra osobiste, skontaktuj się z nami – rozpatrzymy wniosek o ograniczenie zakresu publikacji.
Uczestnictwo/zakup biletów oraz zasady networkingu/QR reguluje Regulamin Zwiedzających (dostępny na stronie wydarzenia).
Uczestnictwo jest przeznaczone dla osób pełnoletnich; nie pozyskujemy świadomie danych osób <18 lat.
10. Zmiany niniejszej informacji
Regularnie przeglądamy niniejszą informację i aktualizujemy ją w razie potrzeby. O zmianach poinformujemy na stronie wydarzenia; w przypadku istotnych zmian – dodatkowo e-mailem (jeśli go posiadamy).